Utgangspunktet er en vanlig mappe, ikke et program
Når jeg underviser i mappestruktur og filnavn, starter jeg med det som allerede finnes på alle maskiner: filbehandleren. Vi trenger ingen spesialprogram for å få orden. Det viktigste verktøyet er en tydelig beslutning om hvor ting skal ligge, skrevet ned slik at alle i teamet leser det samme.
Mange produksjonsteam har en struktur som har vokst frem over flere år. Den fungerer for den som lagde den, men den som kommer inn nytt, må gjette. I kurset tar vi derfor utgangspunkt i et reelt prosjekt fra deltakeren, og setter opp en struktur ved siden av den gamle. Da ser dere forskjellen uten å risikere noe.
Jeg ber deltakerne ta med en mappe fra et avsluttet prosjekt. Vi går gjennom den sammen og noterer hvor lang tid det tar å finne en bestemt fil. Den målingen gir oss et konkret før-bilde å sammenligne med etterpå.
- Filbehandleren på egen maskin er nok
- Ta med en mappe fra et avsluttet prosjekt
- Mål hvor lang tid det tar å finne en fil
Eksempelmapper som er tydelig merket
Det mest brukte hjelpemidlet i kurset er et sett eksempelmapper. De er bygget opp som et tenkt prosjekt, og hver mappe har en kort tekstfil som forklarer hva som hører hjemme der og hva som ikke gjør det. Deltakerne kopierer dem og endrer dem til eget bruk.
Vi har valgt å merke eksempelmappene åpent med nummerprefiks, slik at rekkefølgen holder seg i alle vinduer: rå opptak først, deretter lyd, grafikk, prosjektfiler og leveranser. Nummereringen er en enkel metode, men den gjør at sorteringen blir lik uansett hvilken maskin som åpner mappen.
Det er lett å lage for mange nivåer. Jeg anbefaler at ingen fil ligger dypere enn fire mapper ned fra prosjektroten. Flere nivåer gjør strukturen tung å vedlikeholde, og folk begynner å legge filer på feil sted for å spare tid.
- Nummerprefiks holder rekkefølgen fast
- En kort lesemeg-fil i hver hovedmappe
- Maks fire nivåer fra prosjektroten
Navnestandarden som tekstmal
Selve navnestandarden skriver vi som en mal i et vanlig tekstdokument. Malen har faste felt i en bestemt rekkefølge: prosjektkode, dato, kamera eller kilde, rullenummer og et løpenummer. Felt skilles med understrek, og vi unngår mellomrom og spesialtegn som kan skape trøbbel i andre systemer.
Datoer skrives med år først, slik at filene sorteres kronologisk uten ekstra arbeid. Det er en liten regel, men den sparer mye tid når et prosjekt har hundrevis av klipp fra flere opptaksdager.
Deltakerne får også en kort liste over ord de bør unngå i filnavn, som «final», «ny» og «versjon2». Slike ord blir raskt misvisende. Vi bruker i stedet et versjonsnummer med fast format, slik at det alltid er klart hva som er nyest.
- Faste felt i fast rekkefølge, skilt med understrek
- Dato med år først
- Versjonsnummer i stedet for «final»
Kontroll før noe flyttes
Et verktøy jeg legger vekt på, er en liten kontrollrutine. Før filer gis nytt navn eller flyttes, åpner vi en kopi av mappen og sjekker at antall filer og total størrelse stemmer med originalen. Først da endrer vi navn. Rutinen tar få minutter og fanger de fleste feil.
Navnendring i store mengder kan gjøres med innebygde funksjoner i filbehandleren, eller med et enkelt gratis verktøy for gruppeomdøping. Jeg viser metoden, ikke et bestemt produkt, fordi poenget er logikken: gjør endringen på en kopi, kontroller resultatet, og behold originalen til alt er bekreftet.
Vi lover ikke at ingenting kan gå galt. Men en slik rutine reduserer risikoen for at en feil omdøping følger med inn i sikkerhetskopiene og blir værende der uten at noen oppdager det.
- Test på en kopi først
- Sammenlign antall filer og total størrelse
- Behold originalen til alt er bekreftet
Skriftlig regelsett som hele teamet kan lese
Til slutt samler vi struktur og navnestandard i ett dokument på én til to sider. Det har et eksempel på en ferdig mappe, malen for filnavn og en kort liste over hva som gjøres når noe ikke passer inn. Dokumentet er det teamet faktisk bruker, så det må være lett å lese.
Jeg ber deltakerne la en kollega som ikke var med på kurset, lese dokumentet og prøve å lage en ny prosjektmappe uten hjelp. Stopper vedkommende opp, vet vi hvor teksten må rettes. Det er den enkleste testen jeg kjenner på om en standard er forståelig.
Her kommer samtalen om vedlikehold inn. En standard som ingen har ansvar for, glir ut i løpet av noen måneder. Vi avtaler derfor hvem som eier dokumentet og når det gjennomgås, gjerne etter hvert prosjekt.
- Dokument på én til to sider
- La en kollega teste det uten hjelp
- Avtal hvem som eier dokumentet
Det praktiske i høstsesongen
Mange produksjonsteam får mer å gjøre om høsten, og da er det lett å utsette ryddearbeidet. Min erfaring er at det motsatte lønner seg: sett opp strukturen før travelheten, så slipper dere å improvisere midt i et prosjekt.
Start med ett nytt prosjekt og bruk malen fra første opptaksdag. Det er mindre risikabelt enn å omorganisere gamle arkiver, og dere får erfaring med standarden før den eventuelt brukes bredere.
Gamle prosjekter kan vente. Når strukturen sitter, kan dere flytte over arkivet i små porsjoner, med samme kontroll av kopier som beskrevet over.
- Sett opp strukturen før travle uker
- Bruk malen på ett nytt prosjekt først
- Flytt gamle arkiver i små porsjoner
Verktøyene bak en god mappestruktur er enkle: en filbehandler, eksempelmapper, en navnemal og en rutine for kontroll. Det som gjør forskjellen, er at alt er skrevet ned og prøvd av noen som ikke lagde det. Start småskala, mål tiden det tar å finne filer, og juster etter hvert prosjekt.