Et selskap der rutinene satt i hodet
Kari driver et lite produksjonsselskap utenfor Tønsberg med tre faste ansatte og et par frilansere som kommer og går. Hun tok kontakt tidlig i høst, etter en jobb der en nyansatt hadde kopiert opptak fra feil kort til feil disk. Ingen mistet noe denne gangen, men det var tilfeldig, og det visste hun.
Når vi gikk gjennom hvordan teamet jobbet, var bildet kjent. Alle visste hva de skulle gjøre, men hver gjorde det litt på sin måte. Navnestandarden fantes bare som en vane hos Kari selv, og backup-rutinen var noe en av de eldste kollegene husket å gjøre når det passet. Nye medarbeidere lærte ved å se over skulderen.
Det er et vanlig utgangspunkt for små team. Rutinene fungerer så lenge de samme personene er til stede hver dag. Problemet kommer første gang noen er syke, eller når en frilanser tar ansvar for et opptak alene.
Hva vi ble enige om å skrive ned
Vi startet ikke med et langt dokument. Kari og jeg ble enige om at guiden skulle være så kort at en ny medarbeider faktisk leser den før første oppdrag. Målet var to til tre sider, skrevet i et språk teamet selv bruker, ikke i et formelt manualspråk.
Først listet vi opp hva som skjer med et opptak fra det kommer ut av kameraet til det leveres videre: overføring, kontroll av kopiene, navngiving, lagring og overlevering. Så spurte jeg Kari og de to andre hva som i praksis gikk galt eller ble glemt i hvert ledd. Svarene ble selve ryggraden i guiden.
Alt som bare var en preferanse, lot vi stå utenfor. Guiden skulle bare inneholde det som må gjøres likt hver gang, ellers blir den en liste folk slutter å stole på.
- Hva som skjer med kortet etter at det er tømt
- Hvem som er ansvarlig for å kontrollere kopiene
- Hvordan mapper og filer navngis på et nytt prosjekt
- Hva som skal være med når prosjektet leveres til redaktør
Sjekklisten som ble igjen på arbeidsbenken
Guiden forklarer hvorfor, sjekklisten forteller hva. Vi laget en enkelt side med avkrysningsbokser som skrives ut og legges ved utstyret på settet. Hvert punkt er formulert som en handling du kan gjøre og krysse av, ikke som et prinsipp.
Et eksempel er punktet om at kortet ikke formateres før begge kopiene er kontrollert og loggført. Det er ikke noe nytt, men det står der, og det gjør at den som står alene på settet ikke må gjette. Kari sa at det viktigste for henne var at ingen lenger trenger å spørre henne midt i en opptaksdag.
Vi testet sjekklisten på en ekte jobb før vi gjorde den ferdig. To punkter ble strøket fordi de aldri ble brukt, og ett ble lagt til fordi en frilanser pekte på et hull ingen av oss hadde sett.
Første dag for en ny medarbeider
Noen uker senere kom en ny mann inn i teamet, Jonas, uten tidligere erfaring med filhåndtering på produksjon. Kari ga ham guiden og sjekklisten og lot ham følge dem på et lite opptak uten at hun stod bak ham.
Det gikk ikke feilfritt. Han navnga en mappe etter egen smak fordi et eksempel i guiden var uklart. Men det var nettopp den typen feil vi ville finne, og vi skrev om eksempelet samme uke. Poenget er at feilen ble synlig i dokumentet i stedet for å bli en vane i hodet hans.
Etter dette så Kari guiden som noe levende. Den er ikke ferdig en gang for alle, men en tekst teamet retter når noe viser seg å være uklart, og det er en stor forskjell fra en manual som ligger i en mappe.
Hva dokumentasjon ikke løser
Jeg vil være ærlig om grensene. En guide og en sjekkliste fjerner ikke risikoen for datatap, og de erstatter ikke en backup som faktisk er testet. De gjør at rutinene blir gjentatt likt, og at avvik blir lettere å oppdage. Det er en mindre påstand enn at alt blir trygt, og den er mer korrekt.
Det hjelper heller ikke å skrive ned rutiner ingen følger. Hvis sjekklisten oppleves som tyngende, blir den droppet i travle perioder. Derfor holdt vi den kort, og derfor bør noen i teamet ha ansvaret for å se over den av og til.
Kari gjør dette én gang i kvartalet sammen med de andre. De går gjennom guiden mens de drikker kaffe, og retter det som ikke stemmer lenger. Det tar knapt en halvtime.
Det vi tok med oss fra dette
Av alle modulene i kurset er dokumentasjon den som minner mest om vanlig praktisk arbeid. Det er ingen teknikk å lære, bare en vane å bygge. Likevel er det ofte her små team vinner mest, fordi resten av arbeidsflyten først da blir noe flere kan ta ansvar for.
Hvis du vil prøve selv, start med det som har gått galt før. Skriv ned det én gang, i dine egne ord, og la en person utenfor teamet lese det. Det som er uklart for dem, er uklart for neste nyansatte også.
Karis historie er ikke uvanlig, og den viser at det sjelden er teknologien som mangler. Det som mangler er noe skrevet ned.
- Hold guiden kort nok til at den blir lest
- Test sjekklisten på en ekte jobb før den tas i bruk
- Se over dokumentene med jevne mellomrom
Kari har fortsatt ingen garanti mot at noe går galt, og det har ikke vi heller. Men teamet hennes vet nå hva som skal gjøres på settet, hvem som har ansvar for hva, og hvor de finner svaret når noen er borte. Det er en liten endring, og den ble til ved at noen satte seg ned og skrev det ned.