Start med det som allerede skjer
Ikke begynn med et tomt dokument. Begynn med å se på hva teamet faktisk gjør fra kortet kommer ut av kameraet til filene er levert. Sett deg ned med en kaffe og én fersk produksjon, og skriv ned hvert steg i den rekkefølgen det ble gjort, også de du synes er selvfølgelige. Det er nettopp de selvfølgelige stegene som forsvinner når en ny person tar over.
Spør gjerne to eller tre i teamet hver for seg. Du vil ofte oppdage at to personer gjør det samme på hver sin måte: den ene kopierer kortet to ganger, den andre bare én. Slike avvik er ikke feil som skal pekes ut, men de viser hvor guiden trenger et tydelig valg. Noter dem, og avgjør i fellesskap hva som skal gjelde fremover.
- Bruk en reell produksjon som utgangspunkt, ikke en idealisert
- Skriv stegene i den rekkefølgen de skjer
- Merk steder der to personer gjør ting ulikt
Hold guiden kort nok til at den blir lest
En arbeidsflytguide som er tyve sider lang, blir liggende. Sikt mot to til tre sider, delt i faste deler: hvem som har ansvar for hva, hvor filene skal ligge, hvordan de navngis, og hvordan de leveres videre. Hver del får en overskrift og noen få setninger. Er et tema stort, for eksempel navnestandarden, lenker du til en egen eksempelmappe i stedet for å forklare alt i teksten.
Skriv i et språk en ny medarbeider forstår uten forkunnskap. Forklar forkortelser første gang de dukker opp, og bruk de samme ordene hele veien. Hvis guiden kaller det «råmateriale» ett sted og «originaler» et annet, vil noen lure på om det er to ulike mapper. Velg ett ord per ting og hold deg til det.
Gjør sjekklisten til noe man kan krysse av
Sjekklisten er ikke en kortversjon av guiden, men et eget verktøy. Hvert punkt skal være en handling som kan avgjøres med ja eller nei: «Begge kopier er kontrollert mot kortet» fungerer, «sørg for god orden» gjør det ikke. Sorter punktene i tre grupper: før opptak, etter opptak og ved overlevering. Da kan den som står på settet bare se på riktig del.
Legg inn et felt for initialer og et for hvilken dag punktene ble utført. Det gir deg etterprøvbarhet uten at noen må føre et eget regnskap. Skriv ut listen og ha den ved arbeidsplassen, eller bruk et enkelt delt dokument. Det viktigste er at den ligger der folk allerede er, ikke i en mappe de må huske å åpne.
- Ett punkt, én handling, svar ja eller nei
- Del listen i før opptak, etter opptak og overlevering
- Ha med felt for initialer og dato
Test den på en som ikke var med å lage den
Når utkastet er ferdig, gi det til en person som ikke har vært med på arbeidet, gjerne en nyansatt eller en frilanser som er innom. Be vedkommende følge guiden på en liten testproduksjon uten at du hjelper til. Sitt ved siden av og noter hvor hun stopper, hvor hun spør, og hvor hun gjør noe annet enn du hadde tenkt.
Hver gang noen stopper, mangler det noe i teksten. Ofte er det et lite hopp i logikken du selv ikke ser lenger, fordi du kan rutinen utenat. Rett opp, og la en ny person prøve en gang til hvis endringene var store. To runder er som regel nok til at guiden holder for det daglige arbeidet.
Bestem hvem som eier dokumentet
En guide uten eier blir utdatert i løpet av noen måneder. Pek ut én person som har ansvaret for at den stemmer, og skriv navnet øverst sammen med datoen for siste endring. Eieren trenger ikke skrive alt selv, men tar imot forslag fra de andre og bestemmer hva som endres.
Sett av et fast tidspunkt til gjennomgang, for eksempel et kvarter etter hver avsluttede produksjon. Spørsmålet er enkelt: var det noe vi gjorde som ikke står i guiden, eller noe i guiden vi hoppet over? Svarene gir deg små, jevnlige justeringer i stedet for en stor omskriving en gang i året som ingen orker å ta tak i.
- Navn og endringsdato øverst i dokumentet
- Kort gjennomgang etter hver produksjon
La nye medarbeidere være første lesere
Vinteren nærmer seg, og mange team tar inn frilansere og vikarer til travle perioder. Det er en god anledning til å bruke guiden aktivt. Gi den til den nye på første dag, sammen med en eksempelmappe som viser hvordan et ferdig prosjekt ser ut. Da får hun både regelen og et bilde av resultatet.
Be den nye om å notere alt som var uklart i løpet av den første uken. Slike notater er verdifulle fordi de kommer fra noen som ser dokumentet med friske øyne. Legg dem inn i neste versjon. Over tid blir guiden en samling av erfaringer teamet har gjort, ikke bare en liste med regler noen har bestemt på forhånd.
En god arbeidsflytguide er kort, konkret og levende. Den bygger på det teamet faktisk gjør, den har en sjekkliste som kan krysses av, og den har en eier som holder den oppdatert. Begynn med én produksjon og to sider, test den på en utenforstående, og juster etter hvert. Da får nye medarbeidere et sted å starte, og du slipper å forklare det samme om igjen hver gang.