Hva må stå i en arbeidsflytguide før en ny medarbeider kan bruke den?

Nesten hver kursgruppe stiller det samme spørsmålet før vi har kommet til dokumentasjonsmodulen: hvor mye må egentlig skrives ned? Mange har prøvd å lage en lang håndbok, ført den halvveis og sluttet å bruke den. Andre har ingenting skriftlig, og alt ligger i hodet til den som har vært med lengst.

Svaret vårt er at guiden skal være kort nok til at noen faktisk leser den, og konkret nok til at en ny medarbeider kan følge den uten å spørre. I kurset skriver du en slik guide på noen få sider, og en sjekkliste som hører til. Resten av denne artikkelen går gjennom de enkeltspørsmålene som dukker opp underveis, slik jeg møter dem fra gang til gang.

Min tommelfingerregel er at guiden skal kunne leses i løpet av en kaffepause. For de fleste små team betyr det to til fire sider. Hvis du trenger mer, er det som regel et tegn på at flere ting er blandet sammen: selve rutinen, begrunnelsen for den og alle unntakene.

Hold rutinen i selve guiden, og la begrunnelsen stå i ett kort avsnitt i starten. Unntak hører hjemme sist, eller du lar være å skrive dem. En guide som prøver å dekke alle situasjoner blir ikke brukt i noen av dem.

Deltakerne våre overrasker seg selv når de ser hvor lite som skal til. Det som tar tid, er ikke å skrive, men å bestemme seg for hva som faktisk er teamets måte å gjøre ting på.

Følg filene slik de beveger seg gjennom et prosjekt. Da finner leseren alltid ut hvor han er. Begynn med mottak av opptak fra sett, fortsett med mappestruktur og navn, deretter sikkerhetskopiering, og avslutt med overlevering til redaktør.

Under hvert trinn skriver du hvem som gjør det, hva som gjøres og hvordan du ser at det er gjort. Det siste punktet glemmes ofte, men det er det som gjør rutinen etterprøvbar. Ta også med hvor loggen eller notatet skal ligge.

Bruk gjerne et eksempel fra et ekte prosjekt, for eksempel en mappe med klart merkede eksempelfiler. Et konkret eksempel forklarer ofte mer enn en halv side med regler.

• Mottak og kontroll av kopier
• Mappestruktur og navnestandard
• Sikkerhetskopier og testing
• Pakking og overlevering

Guiden forklarer, sjekklisten minner. Guiden leses første dag og når noe er uklart. Sjekklisten brukes hver gang, ofte med en penn i hånden, og den bør få plass på én side.

Hvert punkt på listen skal kunne besvares med ja eller nei. Skriv «Kopi kontrollert mot original», ikke «Sørg for god kvalitet». Hvis du ikke kan krysse av for det, er det ikke et punkt, det er et ønske.

Jeg anbefaler at listen også har en linje for dato og initialer. Da vet teamet hvem som sist gikk gjennom prosjektet, og det blir enklere å finne ut hva som skjedde hvis noe dukker opp senere.

Den eneste ærlige testen er å la noen som ikke kan arbeidsflyten, prøve den. Be en ny medarbeider eller en frilanser følge guiden på en liten testmappe, og se på uten å hjelpe. Notér hvor vedkommende stopper opp.

Hvert stopp er et hull i teksten, ikke en feil hos leseren. Rett opp, og prøv igjen med noen andre ved neste anledning. To runder er som regel nok til at guiden fungerer.

Vi gjør denne øvelsen i kurset, slik at du forlater det med en guide som allerede er testet på et menneske og ikke bare på deg selv.

En guide uten eier blir gammel i løpet av noen måneder. Pek ut én person som har ansvar for den, og bestem når den gjennomgås, for eksempel etter hvert større prosjekt eller to ganger i året.

Når noe endres i praksis, endres det i guiden samme uke. Ellers står det én ting på papiret og gjøres noe annet i virkeligheten, og da slutter folk å stole på teksten.

Ta vare på tidligere versjoner med dato, så du kan se hva som gjaldt da et gammelt prosjekt ble levert. Det trenger ikke være mer avansert enn en mappe merket med årstall.