Hva koster orden i mapper og filnavn, og hva avgjør prisen

Når noen spør hva det koster å få orden på mapper og filnavn, er det lett å tro at svaret handler om timer foran en skjerm. I praksis betaler du for beslutninger. Hvilke nivåer skal mappene ha? Skal dato stå først i filnavnet eller sist? Hvordan skiller du råmateriale fra kopier, og hvem har lov til å flytte noe? Når disse valgene er tatt og skrevet ned, trenger ingen å gjette lenger.

I kurset Mappestruktur og filnavn lager du en struktur og en navnestandard som hele teamet forstår, og du får klart merkede eksempelmapper som utgangspunkt. Prisen speiler derfor hvor mye av dette arbeidet vi gjør sammen, og hvor mye du gjør selv med veiledning.

Det er også verdt å skille mellom engangskostnaden og det som sparer tid senere. Selve oppsettet er avgrenset. Gevinsten kommer i hver eneste produksjon etterpå, når ingen bruker en formiddag på å lete etter en klipp som het noe helt annet.

• Valg av nivåer og rekkefølge i mappene
• Navnestandard som kan forklares på ett minutt
• Eksempelmapper du kan kopiere inn i eget prosjekt

Den første store prisdriveren er hvor mange som skal bruke standarden. En enkeltperson som filmer og redigerer selv trenger få regler og kan lande en fungerende struktur raskt. Et team på fem, der to filmer, én tar imot materialet og to redigerer, trenger flere avklaringer, fordi hver rolle har sine vaner og sine behov.

Antall pågående prosjekter spiller også inn. Har dere ti prosjekter liggende i ulike tilstander, må vi bestemme hva som skal ryddes om og hva som bare skal følge den nye standarden fra nå av. Min anbefaling er nesten alltid å la gamle prosjekter ligge som de er, og la det neste bli det første med ny struktur.

Jo flere som skal være enige, jo mer tid går med til samtale, og det er den tiden som koster mest. Selve tastingen er sjelden problemet.

Utgangspunktet betyr mye. Noen team har ingen faste regler og lager en ny mappe hver gang noen trenger plass. Andre har en struktur som nesten fungerer, men som har vokst skjevt: tre varianter av dato, mapper som heter «ny» og «ny2», og filer uten sted å høre hjemme.

Å bygge noe fra bunnen er ofte enklere enn å rette opp noe halvgodt, fordi folk må omvende seg fra gamle vaner. Når dere har noe fra før, begynner vi derfor med å se på hva som faktisk brukes og hva som bare har blitt liggende.

Ta gjerne med et par eksempler på mapper fra siste produksjoner. Da ser vi raskt hvilke deler av standarden som allerede er felles språk i teamet, og hvilke som må skrives helt på nytt. Det kan korte ned arbeidet merkbart, og det holder prisen nede for deg.

• Ingen struktur fra før: mer å avklare, men færre vaner å bryte
• Delvis struktur: mest tid går til å skille det som fungerer fra det som ikke gjør det

Navnestandarden ser enkel ut, men her bruker de fleste mer tid enn de tror. Skal kameraet inn i navnet? Hvordan nummererer du opptak fra flere dager? Hva gjør du når to fotografer bruker hver sin telefon eller kamerahus på samme sted? Hvert spørsmål har et greit svar, men svaret må passe nettopp deres måte å jobbe på.

Jeg pleier å teste standarden på en håndfull virkelige filer før vi lander den. Da oppdager vi tegn som ikke fungerer på alle maskiner, navn som blir for lange, og rekkefølger som sorterer feil. Slike tester øker tidsbruken litt, men de unngår at standarden må endres etter to uker.

En god standard kan forklares for en ny kollega i løpet av noen minutter. Er den lengre enn det, blir den sjelden fulgt over tid.

Du kan få standarden levert som et kort dokument med eksempelmapper, eller du kan få den gjennomgått med hele teamet. Det andre alternativet koster mer, fordi flere deltar og fordi vi bruker tid på spørsmål og på å prøve strukturen sammen med dem som skal bruke den.

Erfaringen min er at et dokument alene fungerer godt for små team som allerede snakker mye sammen. Større team, eller team med frilansere som kommer og går, har nytte av en felles gjennomgang. Da blir reglene en del av hverdagen og ikke noe som ligger i en mappe ingen åpner.

Dere avgjør nivået. Jeg anbefaler å starte med det minste som dekker behovet, og heller legge til opplæring senere hvis dere ser at reglene ikke blir fulgt.

• Kun dokument og eksempelmapper
• Gjennomgang med hele teamet
• Oppfølging etter første produksjon

Priser og hva som inngår står på prissiden. Vil du ha et tilbud som passer ditt team, tar du kontakt gjennom skjemaet på kontaktsiden og beskriver kort hvor mange dere er, hvor mange prosjekter dere har i gang, og hva som fungerer dårligst i dag.

Du får en skriftlig bekreftelse på hva som inngår, deretter en faktura som betales med bankoverføring. Avbestilling og refusjon følger vilkårene for betaling og refusjon.

Det er ikke nødvendig å ha full oversikt før du skriver. Noen setninger om hvordan filene flyter fra kamera til redaktør er nok til at vi kan si noe fornuftig om omfanget, og om hva som ville drevet prisen opp eller ned i ditt tilfelle.