Hva et filnavn egentlig må si: navnestandard forklart enkelt

En navnestandard er en skriftlig avtale om hvordan filer skal hete. Det høres tørt ut, men poenget er enkelt: alle i teamet skal kunne lese et filnavn og forstå hva filen er, uten å åpne den. I kursdelen om mappestruktur og filnavn starter vi alltid her, fordi navnene følger filene gjennom hele arbeidsflyten, fra kortet er tømt til redaktøren åpner prosjektet.

Standarden er ikke en bestemt mal som passer alle. Et lite produksjonsselskap med to fotografer trenger noe annet enn et team med fem personer og flere kameraer. Det som er felles, er at rekkefølgen av opplysningene er bestemt på forhånd, og at alle følger den. Jeg pleier å si at den beste standarden er den som faktisk blir brukt en travel dag på settet.

Et godt filnavn består av ledd som alltid kommer i samme rekkefølge. Vanlige ledd er dato, prosjektkode, kamera eller opptaker, rull eller kort, og et løpenummer. Hvert ledd skilles med understrek, slik at et menneske og et program kan dele navnet opp igjen. Når rekkefølgen er fast, sorterer filene seg selv i riktig tid i hvilken som helst filliste.

Det som overrasker mange, er hvor lite som trengs. Fem eller seks ledd dekker de fleste småprosjekter. Jo flere ledd du legger til, desto større er sjansen for at noen hopper over et av dem i farten. Vi øver på å lage navn som er korte nok til å skrives for hånd på en lapp, men likevel entydige nok til at to filer aldri får samme navn.

• Dato først, i rekkefølgen år, måned, dag
• Prosjektkode som er lett å skrive
• Kamera- eller kortbokstav
• Løpenummer med ledende nuller

Den vanligste feilen er å skrive dato slik vi sier den høyt, med dag først. Da havner første dag i hver måned øverst, uansett år. Skriver du i stedet år, måned og dag, sorterer alfabetisk rekkefølge og tidsrekkefølge sammen. Det er en liten regel med stor effekt, og den er et godt eksempel på at standarder handler om hvordan maskinen leser, ikke bare hvordan vi leser.

Det samme gjelder tall. Filen med nummer 10 havner foran nummer 2 hvis du ikke fyller ut med nuller. Skriv 002 og 010, så står alt i riktig rekkefølge. Bruk heller ikke mellomrom, æ, ø og å eller spesialtegn i navnene. Noen systemer og eldre programmer håndterer dem dårlig, og det er akkurat den slags overraskelser du ikke vil møte midt i en overlevering.

Filnavnet skal ikke bære all informasjon alene. Mappestrukturen tar en del av jobben: prosjekt, opptaksdag og kilde kan ligge i mappenivåene, mens filnavnet gjentar bare det som må følge filen hvis den flyttes ut av mappen. Denne arbeidsdelingen holder navnene korte og mappene oversiktlige.

I kurset bruker vi klart merkede eksempelmapper der dette er satt opp ferdig, slik at du kan se hvordan nivåene og navnene henger sammen. Du kan kopiere oppsettet og tilpasse det til eget prosjekt. Poenget er ikke at du skal bruke vår struktur uendret, men at du ser hvilke valg som ligger bak og kan ta dem selv med åpne øyne.

Som frilansredaktør åpner jeg jevnlig prosjekter der filene heter noe som C0043, ny_final og klipp2_ok. Jeg vet da verken hvilket kamera som er brukt, hvilken dag det ble filmet, eller om filen er en kopi av en annen. Jeg må spørre, og svarene kommer ofte dagen etter. Tiden går til detektivarbeid som en enkel regel kunne spart oss for.

Med en standard blir det motsatte. Jeg kan sortere, filtrere og finne en bestemt scene uten å åpne en eneste fil. Hvis noe mangler, ser jeg det med en gang, fordi løpenumrene har et hull. Et tydelig navn er også en enkel form for etterprøvbarhet: du kan se at alt som ble filmet, faktisk er kommet med.

• Ingen filer som heter det samme
• Hull i nummerrekken avslører manglende filer
• Ingen spørsmål om opprinnelsen

Skriv standarden på én side, med to eller tre eksempler på ferdige filnavn. Legg siden i prosjektmappen og heng den gjerne opp der kortene tømmes. En regel som bare finnes i hodet til én person, blir fort tolket forskjellig. Vis også hva som er feil, slik at nye medarbeidere ser forskjellen med en gang.

Gi det litt tid. De første ukene glemmer folk ledd eller bytter rekkefølge, og da er det bedre å rette rolig enn å skjelle ut. Bruk en omdøpingsrutine på overføringsdagen, så rettes feil før filene spres til flere kopier. Etter en måned sitter navnene som regel i fingrene, og ingen tenker lenger over det.