Hva koster det å overføre opptak trygt, og hva styrer prisen?

Når produsenter spør meg om hva overføring fra sett koster, tenker de som regel på utstyr: kortlesere, disker og kanskje en ekstra bærbar. Det er en del av regnestykket, men sjelden den største. De fleste utgiftene ligger i tid og i rutiner som ikke er på plass når dagen er over og alle er slitne.

En overføring som tar tjue minutter kan fort bli til to timer hvis kortene ikke er merket, hvis ingen vet hvilken disk som er den ferske, eller hvis kopien må tas om fordi den ikke ble kontrollert. Tid på settet og tid etterpå er dyr, fordi folk ofte får betalt per dag, ikke per kopi.

I denne artikkelen går jeg gjennom det jeg ser oftest i kursene våre i Tønsberg: hva som faktisk driver kostnaden, hva som er verdt å bruke penger på, og hva du kan la være. Tallene du ser her er ment som grove størrelser, ikke fasit, for hvert prosjekt er litt forskjellig.

Den enkleste kostnadsdriveren er hvor mye materiale du filmer. Et kort på 128 GB tar en viss tid å kopiere, og tiden ganger seg opp for hvert kort og hvert kamera. To kameraer over tre opptaksdager gir fort et dusin kort, og hver kopi må kontrolleres før kortet formateres.

Hastigheten avhenger av kortleser, kabel og porten på maskinen. En gammel leser kan halvere farten uten at noen merker det før køen vokser. Det er et av de få stedene der ny maskinvare lønner seg raskt, men bare hvis du først har målt hva som faktisk er flaskehalsen.

Husk også at kontrollen tar tid. Å sammenligne kopien med originalen er ikke gratis, men det er rimelig sammenlignet med å oppdage tomme filer etter at kortet er brukt opp og satt tilbake i kameraet.

• Antall kameraer og kort per opptaksdag
• Kortleser, kabel og port som begrenser farten
• Tid til kontroll av kopien før kortet tømmes
• Størrelsen på filene, særlig ved høy bitrate

Mange hopper over kontroll og logg fordi det føles som administrasjon. I praksis er det den billigste delen av hele rutinen. Et enkelt skjema eller en tekstfil som viser hvilke kort som er kopiert, når, og til hvilken disk, tar kanskje to minutter per kort.

Det du får igjen, er etterprøvbarhet. Når redaktøren spør om det mangler en klipp fra morgenen, kan du slå opp i loggen i stedet for å lete i mapper. Det kutter ned på rundspørring i teamet, og rundspørring koster mer enn de fleste regner med.

Vi lover ikke at en logg hindrer tap. Den gjør bare at du vet hva som er gjort, og det er ofte nok til å oppdage en feil mens kortet fortsatt finnes. Det er forskjellen på en liten irritasjon og et problem som ikke lar seg rette opp.

Bruk penger på ekstra kort nok til at du slipper å formatere mellom opptak, på en pålitelig kortleser og på en disk som er stor nok til hele prosjektet. Det er ikke spennende innkjøp, men de fjerner de vanligste årsakene til hastverk og slurv på settet.

Du kan spare på programvare. Vanlige verktøy i operativsystemet gjør det meste, så lenge du har en fast rutine for navngiving og kontroll. Dyre spesialløsninger gir sjelden noe når teamet er lite og prosjektene er korte.

Det du bør unngå å spare på, er tiden til å sette opp rutinen første gang. En halv dag til å bestemme mappenavn, kopiorden og hvem som har ansvar, betaler seg igjen allerede på andre opptaksdag. Det gjelder uansett størrelse på produksjonen.

• Nok kort til å unngå formatering midt i dagen
• En kortleser du har målt og vet er rask nok
• Disk med plass til hele prosjektet og litt til
• Tid til å lage rutinen før første opptaksdag

Hvem gjør overføringen, er også et kostnadsspørsmål. På små produksjoner gjør ofte fotografen det selv etter lange dager, og da øker risikoen for feil. På litt større produksjoner kan en egen person ta ansvar for kort og logg, og det koster en dagslønn, men sparer mye i etterkant.

Det finnes ingen fasit for hva som er riktig. Mitt råd er å sette ansvaret på ett navn per dag, selv om det er samme person hver gang. Uklart ansvar er den dyreste formen for sparing, fordi ingen kontrollerer det alle tror noen andre har kontrollert.

I kurset går vi gjennom hvordan du fordeler oppgavene i et lite team, og hvordan en kort sjekkliste kan erstatte en person som ellers ville blitt brukt bare til å passe på.

Ta utgangspunkt i en vanlig opptaksdag hos deg. Tell kameraene, anslå antall kort og mål hvor lang tid én kopi med kontroll tar. Gang med antall dager, og legg til tiden for loggføring. Da har du et tall på arbeidstid, som du kan sette opp mot det du betaler folk.

Legg deretter til et anslag for hva en feil ville koste: nye opptak, forsinket levering eller tapt materiale. Du trenger ikke et nøyaktig tall, bare en følelse av størrelsen. Ofte er den mange ganger høyere enn kostnaden ved å gjøre overføringen ordentlig.

Det er den sammenligningen jeg ber deltakerne gjøre i kurset, med egne tall. Da blir rutinen en beslutning de kan stå inne for, ikke en pålagt oppgave som alle prøver å korte ned.

• Tell kameraer, kort og opptaksdager
• Mål tiden for én kopi med kontroll
• Anslå hva en tapt klipp ville kostet deg