Guiden skrives for den som kan alt fra før
Den vanligste feilen er at guiden skrives av den som har laget rutinene, for den samme personen. Da hopper teksten over alt som oppleves som selvsagt: hvilken disk kortene skal kopieres til først, hvem som får lov til å slette fra settet, og hva som menes med en ferdig overføring. For forfatteren er dette uproblematisk. For en ny medarbeider er det nettopp disse hullene som gir spørsmål, gjetting og små avvik som hoper seg opp.
Jeg anbefaler å skrive første utkast med en bestemt leser i hodet, gjerne en som begynner neste mandag. Skriv i rekkefølgen arbeidet faktisk skjer, fra kortet tas ut av kameraet til prosjektet er levert. Bruk korte setninger og konkrete navn på mapper og disker, ikke løse omtaler som den eksterne eller arkivet.
La deretter noen utenfor oppgaven lese guiden uten at du forklarer noe underveis. Hver gang vedkommende stopper opp, mangler det en setning i teksten. Det er en enkel og ærlig test, og den avslører mer enn en gjennomgang i fellesskap.
- Skriv for en som begynner i morgen
- Følg arbeidets faktiske rekkefølge
- La en utenforstående teste teksten
For lang guide, og ingen leser den
Den neste feilen er motsatt: guiden vokser til tolv sider fordi alle unntak skal med. Resultatet er et dokument som ligger i en mappe og blir åpnet én gang, den første uken. Under opptak, når kortene står i kø og noen venter på å få pakket sammen, er det ingen som blar gjennom sidetall for å finne riktig avsnitt.
Hold selve guiden så kort at den kan leses på ti minutter, og flytt det som sjelden skjer til et eget vedlegg. Det vanlige løpet skal stå øverst og være lett å finne. Unntakene, som en defekt disk eller et kort som ikke lar seg lese, kan ha egne små seksjoner med en tydelig overskrift.
Marker også hvilke deler som er faste regler og hvilke som er råd. Hvis alt står med like stor tyngde, følger folk ingenting konsekvent. Færre regler som alle faktisk holder, slår mange regler som alle husker halvveis.
- Hovedløpet først, unntak i vedlegg
- Skill fast regel fra anbefaling
Sjekklisten blir en beskrivelse, ikke en liste
Mange blander sammen guide og sjekkliste. Sjekklisten fylles med forklarende avsnitt og blir til nok en tekst. En god sjekkliste består av korte handlinger som kan avkreves én etter én, hver med et tydelig ja eller nei: er kortet kopiert, er kopien kontrollert mot originalen, er overføringen skrevet i loggen, er kortet merket som overført.
Forklaringen hører hjemme i guiden. Sjekklisten skal bare minne deg på det du allerede vet, og den skal få plass på ett ark eller én skjerm. Jeg ser ofte at lister med over tjue punkter blir avkrysset uten at noen leser dem, bare fordi det forventes.
Prøv å fjerne alt som ikke har en konkret konsekvens hvis det glemmes. Det som står igjen, er det som faktisk beskytter filene. Legg listen der arbeidet skjer, ikke i en delt mappe som ingen åpner midt i en opptaksdag.
- Én handling per punkt
- Kan avkreves med ja eller nei
- Plass på ett ark
Ingen eier dokumentet etter at det er skrevet
En arbeidsflyt som ble beskrevet for to år siden, passer sjelden til dagens utstyr. Likevel er det vanlig at guiden aldri oppdateres, fordi ingen har fått ansvaret. Når et nytt kamera, en ny lagringsløsning eller et nytt navnesystem kommer, endres praksis i hodene til folk, mens dokumentet står urørt. Til slutt vet alle at guiden ikke stemmer, og da slutter de å bruke den.
Gi dokumentet en eier med navn, og sett av en fast anledning til å se gjennom det, for eksempel etter hvert større prosjekt. Eieren trenger ikke å skrive alt selv. Oppgaven er å samle inn rettelser og sørge for at siste versjon er den som ligger tilgjengelig.
Skriv versjonsnummer og en kort endringslogg nederst. Da kan alle se hva som er nytt, og du unngår at to kollegaer jobber etter hver sin utgave uten å vite om det.
- Én navngitt eier
- Gjennomgang etter større prosjekter
- Versjonsnummer og endringslogg
Nye medarbeidere får guiden, men ikke opplæringen
Å sende en ny kollega en lenke og håpe på det beste er en feil som koster dyrt. Guiden forklarer hva som skal gjøres, men ikke hvordan det kjennes å gjøre det riktig. Første gang noen kopierer kort fra et reelt sett, bør en erfaren person sitte ved siden av og se hele løpet, fra kopiering til logg.
Sett av en halv dag til dette, og la den nye gjøre jobben mens den erfarne observerer. Notér spørsmålene som dukker opp, og bruk dem til å forbedre guiden. Det gir en dobbel gevinst: nykommeren lærer rutinen, og dokumentet blir tydeligere for den neste.
Avtal også hvem man kan spørre når noe er uklart, og gjør det lett å si fra om avvik. Hvis folk er redde for å innrømme en glipp, skjules feilene til de dukker opp i klipperommet, og da er det som regel for sent å rette dem.
- Første overføring sammen med en erfaren kollega
- Bruk spørsmålene til å forbedre guiden
Guiden beskriver idealet, ikke det som skjer på settet
Den siste feilen jeg vil nevne, er at guiden forutsetter gode forhold: god tid, strøm, to disker og en ro som sjelden finnes. Når dagen er presset, og regissøren vil videre, velger folk snarveier. Hvis guiden ikke sier noe om hva man gjør når tiden er knapp, finner alle sin egen løsning.
Skriv derfor inn en minimumsrutine. Hva er det minste du alltid må gjøre før et kort kan formateres? Beskriv den i få linjer, og gjør det tydelig at den ikke er en erstatning for hele løpet, men et gulv man ikke går under. Slik får folk en ærlig plass å stå når virkeligheten avviker fra planen.
Husk at rutiner reduserer risikoen for tap, men fjerner den ikke. En realistisk guide innrømmer det, og forteller hva man gjør om noe likevel går galt.
- Definer en minimumsrutine
- Si hva man gjør når noe går galt
De fleste feilene i en arbeidsflytguide handler om mennesker, ikke teknikk: hvem som leser, hvor lang teksten er, hvem som eier den og hvordan nye får den forklart. Skriv kort, test med en utenforstående, hold sjekklisten ryddig og gi dokumentet en ansvarlig. Da blir guiden noe teamet bruker på en travel opptaksdag, og ikke bare en mappe som står der.