Spørsmålet som kommer i hver kursgruppe
Nesten hver gang vi starter en ny gruppe, kommer det samme spørsmålet i løpet av første time: hvor mange kopier er nok? Det er et godt spørsmål, for det finnes ingen magisk tallverdi som passer for alle. Et lite produksjonsteam med én fotograf og en frilansredaktør har andre behov enn et selskap som leverer ukentlig til flere kunder.
Likevel kan vi si noe konkret. Utgangspunktet mitt er at ett eneste eksemplar av opptaket aldri er en sikkerhetskopi, uansett hvor god disken er. En disk kan feile, bli stjålet, falle i bakken eller bli slettet ved en feiltakelse. Når filene bare finnes på ett sted, har du ikke en rutine, bare et håp.
I kurset bruker vi tid på å skille mellom det som er viktig å beholde og det som kan lages på nytt. Råmaterialet fra opptak kan ikke gjenskapes, mens proxy-filer og eksporter som regel kan. Det er der kopiene dine først og fremst skal være.
Tre kopier, to typer lagring, én på et annet sted
Tommelfingerregelen vi underviser i er enkel å huske: hold minst tre kopier av det som ikke kan gjenskapes, lagre dem på minst to ulike typer medier, og ha minst én kopi et annet sted enn de to andre. Det er en regel som fungerer fordi den dekker ulike typer svikt, ikke fordi tallet tre er hellig.
To disker av samme merke, kjøpt samtidig og liggende i samme veske, gir mindre vern enn man skulle tro. De kan svikte av samme grunn og på samme tid. Ulike medietyper, for eksempel en lokal disk og en nettverksstasjon, sprer risikoen bedre.
Den kopien som ligger et annet sted, kan være hos en kollega, i et skap på et annet kontor eller i en tjeneste du selv velger. Poenget er at brann, innbrudd eller vannlekkasje i studioet ikke tar alt på én gang. Hvilket sted som passer, avhenger av prosjektene og budsjettet ditt.
- Kopi 1: arbeidskopi på maskinen eller hovedlagringen
- Kopi 2: egen disk av annen type, oppbevart separat
- Kopi 3: kopi utenfor lokalet
Å ta kopi er ikke det samme som å ha en kopi
Mange tror de er trygge fordi kopieringen gikk uten feilmelding. Men en fullført kopiering sier bare at maskinen mente den var ferdig. Den sier ingenting om at filene faktisk er hele, eller at de kan åpnes av et program når du trenger dem.
Derfor lærer vi bort kontrollsummer og stikkprøver. En kontrollsum er et slags fingeravtrykk av en fil: stemmer det på original og kopi, er filene identiske. Der du ikke bruker slike verktøy, kan du i det minste sammenligne antall filer og størrelse, og spille av utvalgte klipp fra hver kopi.
Det er også lurt å føre en enkel logg: hvilket kort, hvilken dato, hvem kopierte, og hvor kopiene havnet. Loggen tar to minutter å skrive og sparer ofte flere timer når noen senere spør hvor et bestemt opptak er blitt av.
Test at kopiene kan leses
Det mest oversette steget er å hente filer tilbake. Jeg har møtt deltakere som hadde fulgt rutinen i årevis, men som aldri hadde åpnet en fil fra sikkerhetskopien. Da de endelig prøvde, viste det seg at en mappe var tom, fordi sikkerhetskopieringen hadde pekt på feil sted.
Vi anbefaler at du setter av tid med jevne mellomrom til en gjenopprettingstest. Velg et tilfeldig prosjekt, hent det fra hver kopi til en midlertidig mappe, og kontroller at klippene spilles av og at mappestrukturen er intakt. Skriv ned hva du testet og når.
En slik test beviser ikke at ingenting kan gå galt. Men den avdekker de vanligste feilene mens du fortsatt har originalene, og det er langt billigere enn å oppdage dem etter at et kort er formatert.
- Velg et tilfeldig prosjekt, ikke det nyeste
- Hent filene til en midlertidig mappe
- Spill av klipp fra begynnelse, midt og slutt
- Noter dato og resultat i loggen
Hvor ofte og hvor lenge
Et annet vanlig spørsmål er hvor ofte kopiene skal oppdateres. Svaret følger arbeidsrytmen din. Etter hver opptaksdag bør nytt materiale kopieres til alle leddene så raskt som mulig, helst før kortet brukes igjen. Venter du en uke, har du en uke med sårbarhet.
Disker og kort har begrenset levetid, og vi ber deltakerne planlegge for at utstyret skal byttes ut før det svikter, ikke etter. Å notere når en disk ble tatt i bruk, hjelper mer enn man tror. Ferdige prosjekter bør flyttes til arkivlagring og testes på nytt innimellom.
Her i høstmånedene, når mange har samlet opp sommerens opptak, er det et godt tidspunkt for en opprydding. Gå gjennom hva som ligger hvor, slett det som er kopiert og bekreftet, og lukk hull før vinterens prosjekter setter i gang.
Slik tenker vi om rutinen i kurset
I kurset bygger deltakerne sin egen rutine på eksempelmapper, ikke på teori alene. Du får en tydelig merket mappe med opptak, og kopierer, kontrollerer og logger som om det var ditt eget prosjekt. Slik oppdager du hvor rutinen din er tung og hvor den glipper.
Vi lover ikke at du aldri mister en fil. Ingen ærlig rådgiver kan det. Det vi kan love, er at du sitter igjen med en rutine som reduserer risikoen, som er skrevet ned, og som en kollega kan følge uten å spørre deg.
Rutinen skal være enkel nok til at den faktisk blir brukt en travel fredag kveld etter en lang opptaksdag. En avansert oppskrift som ingen følger, er verre enn en enkel som alle gjør.
Svaret på spørsmålet er ikke et enkelt tall, men en tankegang: flere kopier, på ulike medier, på ulike steder, og en vane med å teste at de kan leses. Start med det som ikke kan gjenskapes, skriv ned rutinen din og prøv å hente filer tilbake før du trenger det. Da har du ikke full sikkerhet, men du har et godt grunnlag.