Sjekkliste før du bestemmer hvordan videofilene skal sikkerhetskopieres

Før du kjøper en eneste disk, bør du bestemme hva en tapt fil egentlig koster. Rå opptak fra en bryllupsfilming eller en intervjudag kan ikke tas om igjen, mens eksporterte versjoner og proxy-filer kan lages på nytt. Skriv ned hvilke filer som er uerstattelige, hvilke som kan gjenskapes med litt arbeid, og hvilke som bare er midlertidige. Denne enkle sorteringen avgjør hvor mange kopier hver gruppe fortjener.

Mange team sikkerhetskopierer alt likt og ender med enten for lite på det viktige eller for mye på det uviktige. Når du vet hva som ikke kan gjenskapes, kan du bruke tiden på å sikre akkurat de filene. Dette er et valg du tar med åpne øyne, ikke en antagelse om at alt er trygt. Ingen rutine gir full sikkerhet mot tap, men en tydelig prioritering reduserer risikoen merkbart.

Ta gjerne en runde med de som faktisk filmer og klipper. De vet ofte bedre enn den som eier utstyret hvilke opptak som er umulige å ta om igjen, og hvilke mapper som sjelden åpnes igjen etter levering.

• Hvilke opptak kan ikke tas om igjen?
• Hvilke filer kan gjenskapes fra rå opptak?
• Hvor lenge må materialet bevares etter levering?

En vanlig tommelfingerregel er minst tre kopier, på to ulike typer lagring, og én kopi på et annet sted enn de to andre. Regelen er et utgangspunkt, ikke en lov, men den tvinger deg til å tenke gjennom at to disker i samme sekk, på samme bord, brytes av samme uhell. Brann, vannlekkasje, tyveri eller en feilkopling rammer ofte alt som står samlet.

Sjekklisten din bør svare konkret: Hvilken disk er arbeidskopien? Hvilken er første sikkerhetskopi? Hvor oppbevares den tredje, og hvem henter den frem? Skriv svarene som korte setninger, ikke som intensjoner. Et team på tre personer kan klare seg fint med en lokal diskløsning og en kopi som lagres utenfor kontoret, så lenge alle vet hvor den er.

Vurder også hvor ofte kopiene skal oppdateres. En kopi som er tre uker gammel dekker ikke gårsdagens opptak, og det er ofte de ferskeste filene som er mest sårbare.

• Minst tre kopier på to ulike lagringstyper
• Én kopi utenfor lokalet der arbeidet foregår
• Navngitt sted og ansvarlig person for hver kopi

En rutine som avhenger av at noen husker det, fungerer til den første travle uken. Bestem derfor hvem som starter kopieringen etter opptaksdagen, hvem som kontrollerer at den ble ferdig, og hva som skjer når vedkommende er syk eller på reise. Det trenger ikke være mer enn et par linjer i en felles arbeidsflytguide, men de må finnes før behovet oppstår.

Sett også et fast tidspunkt. Mange velger å kopiere samme kveld som opptaket, før kortene tømmes eller brukes på nytt. Det er den enkleste regelen å følge og den som oftest forhindrer det verste: at originalen slettes før kopien er kontrollert. Legg til en kort logg som viser dato, hvilke kort som ble overført og hvem som gjorde det.

Ansvaret bør ligge hos en person om gangen, med en navngitt stedfortreder. Delt ansvar ender ofte som ingens ansvar når det haster, og da blir kontrollen det første som hoppes over.

• Én navngitt ansvarlig og én stedfortreder
• Kopiering samme dag, før kortene tømmes
• Kort logg over hva som er overført

En kopi du aldri har åpnet, er en antagelse. Legg inn en fast testrutine: åpne et utvalg filer fra hver sikkerhetskopi, spill av noen minutter fra begynnelse, midt og slutt, og kontroller at filstørrelsene stemmer med originalen. Der verktøyene tillater det, kan du sammenligne kontrollsummer, men selv en enkel stikkprøve fanger opp mange feil.

Gjør testen minst en gang i kvartalet og alltid etter at du har byttet disk eller flyttet arkivet. Noter hva du testet og hva du fant. Dersom en fil ikke lar seg åpne, vet du det mens originalen fortsatt finnes, ikke etter at kortet er formatert. Det er hele poenget med å teste i tide.

Husk også å prøve å gjenopprette en hel mappe til en annen maskin. Da oppdager du om filene krever en bestemt programvare, en bestemt stasjonsbokstav eller et passord som bare én person kjenner.

• Spill av begynnelse, midt og slutt av noen filer
• Sammenlign filstørrelser og gjerne kontrollsummer
• Prøv en full gjenoppretting til en annen maskin

Disker svikter, ofte uten forvarsel. Bestem på forhånd hva du gjør den dagen: Hvem får beskjed, hvilken kopi blir den nye arbeidskopien, og hvor lang tid går det før dere igjen har tre kopier? Skriv det ned som en kort prosedyre, slik at ingen må improvisere midt i en leveranse.

Planlegg også utskifting. Mange disker har en praktisk levetid på noen år, og det lønner seg å bytte dem i en rolig periode, ikke når en frist nærmer seg. Merk hver disk med innkjøpsår og rolle, så du ser hvilke som snart bør byttes. Ingen plan fjerner risikoen for tap helt, men en kjent prosedyre gjør skaden mindre og hverdagen roligere.

Tenk også gjennom hva som skjer hvis arkivdisken og arbeidsdisken svikter samme uke. Da er det kopien utenfor lokalet som redder prosjektet, og den må ikke være månedsgammel.

• Skriv ned hva som gjøres når en disk svikter
• Merk disker med innkjøpsår og rolle
• Bytt gamle disker i en rolig periode

Den beste sikkerhetskopirutinen er den teamet faktisk følger. Er den for omstendelig, finner folk snarveier. Start med få steg, gjør dem like hver gang, og legg dem i en sjekkliste som henger ved arbeidsplassen eller ligger øverst i prosjektmappen. Utvid først når grunnrutinen sitter.

Gå gjennom listen sammen med hele teamet minst en gang i året, og oppdater den når utstyr, prosjekttyper eller folk endres. En kort, oppdatert sjekkliste er verdt mer enn en grundig plan ingen har lest. I kurset går vi gjennom nettopp dette med eksempelmapper du kan ta med inn i eget prosjekt.

Test sjekklisten på en ny medarbeider: klarer vedkommende å følge den uten å spørre? Hvis ikke, mangler det et steg eller et ord som bare de erfarne forstår.

• Få steg, like hver gang
• Sjekkliste ved arbeidsplassen eller i prosjektmappen
• Gjennomgang med teamet minst en gang i året