Vi starter med et gammelt prosjekt, ikke med en mal
Når et nytt team kommer til kurset, ber jeg dem ta med en ekte prosjektmappe fra et avsluttet oppdrag. Ikke en pyntet versjon, men den som ligger på disken akkurat nå, med «ny mappe (2)», «final_final» og filer ingen helt vet hvor kom fra. Vi åpner den sammen på skjermen og går gjennom den uten å dømme noen.
Poenget er å se hva som faktisk gjør det vanskelig å finne ting. Ofte er det ikke rotet i seg selv, men at tre personer har ordnet etter tre ulike prinsipper: én etter dato, én etter kamera, én etter scene. Når vi ser det svart på hvitt, blir det lettere å enes om ett prinsipp, fordi alle kjenner problemet fra eget arbeid.
Denne gjennomgangen tar gjerne en time, og den er den viktigste timen i hele modulen. Uten den ender vi lett opp med en pen struktur som ingen kjenner seg igjen i.
- Ta med en reell mappe, ikke en ryddet versjon
- Se etter hvor ulike prinsipper har blandet seg
- Noter hva hver person leter etter først
Å velge mappenivåene: færre er nesten alltid bedre
Neste steg er å bestemme hvor mange nivåer strukturen skal ha. Jeg foreslår som regel at vi begynner med fire hovedgrupper på toppnivå: opptak, lyd, grafikk og leveranser. Under opptak deler vi etter opptaksdag, og under hver dag etter kamera eller kilde. Det holder for de fleste små produksjoner.
Fristelsen er å lage en mappe for alt tenkelig, men en tom mappe er også støy. Jeg lar deltakerne tegne strukturen på tavle først, og så stryker vi alt som ikke ble brukt i det gamle prosjektet. Det som gjenstår, er ofte halvparten av det de først tenkte.
Vi bruker klart merkede eksempelmapper som utgangspunkt. De er bevisst tomme og har en kort tekstfil i toppen som forklarer hva som skal ligge hvor, slik at en ny medarbeider ikke trenger å spørre.
- Fire hovedgrupper på toppnivå er et greit startpunkt
- Strek ut mapper som ikke ble brukt sist
- Legg en kort forklaringsfil øverst i malen
Navnestandarden bygges fra spørsmålet: hva vil du søke etter?
Filnavn lager vi ved å spørre hva folk faktisk vil søke etter om seks måneder. Svaret er som regel dato, prosjektkode, kilde og et løpenummer. Vi setter dem i fast rekkefølge, med dato først i formatet år-måned-dag, slik at filene sorterer seg selv kronologisk uten at noen må tenke på det.
Vi snakker også om tegn. Mellomrom, æ, ø og å kan skape trøbbel når filer flyttes mellom systemer, så vi lander på understrek mellom ledd og små bokstaver. Det er ikke pent, men det er forutsigbart, og forutsigbarhet er hele poenget med en standard.
Deltakerne skriver standarden ned i én setning og tre eksempler. Hvis det trengs et helt avsnitt for å forklare den, er den for komplisert, og vi forenkler til alle kan bruke den uten å slå opp.
- Dato først, så prosjektkode, kilde og løpenummer
- Understrek mellom ledd, små bokstaver, ingen æøå
- Standarden skal kunne forklares i én setning
Å teste standarden på ekte filer før den blir vedtatt
Før teamet vedtar noe, lar jeg dem gi nytt navn til tjue filer fra det gamle prosjektet etter den nye standarden. Det avslører raskt hull. Hva gjør vi med en fil som kommer fra en drone og en mobil samtidig? Hvor havner stillbilder tatt av produsenten? Slike tilfeller dukker aldri opp i et møterom, men de dukker opp på dag to av opptaket.
Hvert hull fører til en enkel avgjørelse som skrives inn i standarden. Vi unngår å lage regler for sjeldne unntak. Det er bedre å ha en liten regel som alle husker enn en lang som bare én person kan.
Etter testen tar mange i teamet seg i å si at standarden ble enklere enn de fryktet, og det er som regel et godt tegn på at den kommer til å bli brukt.
- Gi nytt navn til rundt tjue ekte filer
- Skriv inn avgjørelser om grensetilfeller
- Hold standarden kort nok til å huskes
Hvem eier strukturen etterpå?
En mappestruktur lever bare så lenge noen tar ansvar for den. Mot slutten av modulen utpeker teamet en person som eier malen og standarden. Det betyr ikke at vedkommende skal rydde etter alle, men at endringer går gjennom én person og skrives i dokumentet, ikke bare i enkeltes hode.
Jeg anbefaler også en kort gjennomgang etter hvert avsluttede prosjekt: ti minutter der teamet spør om strukturen fungerte, og om noe bør justeres. Små justeringer ofte er bedre enn en stor omlegging hvert tredje år.
Eieren holder også oversikt over hvilken versjon av malen som gjelder, slik at nye prosjekter alltid starter fra den siste og ikke fra en kopi som lå igjen på en gammel disk.
- Én person eier malen og standarden
- Ti minutters gjennomgang etter hvert prosjekt
- Nye prosjekter starter alltid fra siste versjon av malen
Det deltakerne tar med seg hjem
Når modulen er ferdig, har hver deltaker en tilpasset eksempelmappe, en skriftlig navnestandard med eksempler og en liste over avgjørelser teamet tok underveis. Det er ikke mer enn noen få sider, men de er skrevet med teamets egne ord og egne filer, og derfor er de lettere å følge enn en generell mal.
Jeg lover ikke at ingen filer noen gang havner på feil sted igjen. Mennesker er mennesker, og travle opptaksdager er travle. Men med en felles struktur blir feilene lette å oppdage og rette, fordi alle vet hvor ting skal ligge og hva de skal hete.
Resten av arbeidsflyten, som overføring, backup og overlevering, bygger på denne grunnmuren, og derfor tar vi den tidlig i kurset.
En god mappestruktur og navnestandard vokser ut av teamets egne filer, ikke ut av en ferdig mal. Vi starter med et ekte prosjekt, kutter ned til det som brukes, tester på tjue filer og utpeker en eier. Resultatet er enkelt nok til å følges på en travel opptaksdag, og det gir redaktøren og resten av teamet noe de kan stole på.