Da Kristoffer fant ut at to kopier lå på samme disk

Kristoffer driver et lite produksjonsselskap og lager dokumentarfilm om lokale håndverkere. Han tok kontakt tidlig i høst, etter å ha fulgt kurset vårt om sikkerhetskopiering i flere ledd. Han ville ha en ekstra gjennomgang av oppsettet sitt før en ny innspilling startet. På papiret så det godt ut: filene lå på arbeidsstasjonen, på en ekstern disk og i en mappe han kalte «backup».

Da vi satte oss ned og tegnet opp hvor filene faktisk befant seg, ble bildet et annet. Den eksterne disken og mappen kalt «backup» lå på samme fysiske enhet, bare i to ulike partisjoner. Strømbrudd, fall fra bordkanten eller en defekt kontroller ville ha tatt begge samtidig. Det han trodde var tre kopier, var i praksis to, og den ene var ikke uavhengig av den andre.

Jeg kommenterer ikke dette for å utpeke noen. Det er en av de vanligste forskjellene mellom det vi tror vi har og det vi har, og den oppdages sjelden før noe går galt.

Første steg var enkelt og lite teknisk. Vi tok et ark og skrev opp hver enhet som inneholdt filer fra prosjektet, hvor den sto, og hvem som hadde tilgang. Kristoffer nevnte at en av diskene av og til ble tatt med hjem i sekken. Det var verdt å skrive ned, fordi en kopi som reiser med eieren, ikke er en kopi på et annet sted.

Deretter merket vi hver enhet med hva den var til: arbeidskopi, første sikkerhetskopi eller kopi utenfor huset. Ordene virker banale, men de tvinger frem et valg. Kristoffer så at han ikke hadde noen kopi utenfor kontoret i det hele tatt, og at alt han eide kunne rammes av én enkelt hendelse i samme rom.

Vi lot arket henge på veggen i en uke, slik at han kunne legge til enheter han kom på underveis.

Den andre delen av gjennomgangen handlet om det mange hopper over: å åpne kopiene og se om de virker. Kristoffer hadde aldri testet å hente noe tilbake fra backupdisken. Vi valgte ut ti tilfeldige klipp fra forrige prosjekt og spilte dem av fra kopien, ikke fra arbeidsstasjonen.

To av filene kunne ikke åpnes. De hadde stoppet midt i en overføring måneder tidligere, og ingen hadde merket det fordi mappen så full og pen ut. Størrelsen på filene var feil, og det var det eneste tegnet. Hadde originalene gått tapt, ville disse to klippene vært borte, uten at han visste det før det var for sent.

Vi kan ikke love at en kopi aldri svikter. Det vi kan gjøre, er å gjøre svikten synlig mens du fortsatt har originalen.

Kristoffer kjøpte ikke mye nytt utstyr. Han tok i bruk en disk han allerede hadde som reserve, og flyttet den ene kopien til kontoret til en venn som var villig til å oppbevare den. Vi satte opp en fast rekkefølge: først kopiere fra kortet til arbeidsdisken, så til første sikkerhetskopi, og først etter kontroll til den tredje enheten.

Til kontrollen brukte vi sjekksummer, som sammenligner innholdet i original og kopi i stedet for bare å se på filstørrelse. Det tar noen minutter ekstra etter hver dag på sett, og resultatet noteres i en enkel loggfil ved siden av mappen. Loggen svarer på spørsmålet «hva er overført, og når» uten at noen må gjette.

Til slutt avtalte vi en fast dag hver måned der han spiller av noen tilfeldige filer fra hver kopi.

• Tre uavhengige enheter, hvorav én utenfor kontoret
• Kontroll med sjekksum før noe slettes fra kortet
• En loggfil per innspillingsdag
• Månedlig avspilling av tilfeldige filer fra hver kopi

Det ville være uærlig å si at Kristoffer nå er trygg mot alt. Brann i en bygning hjelper lite hvis to kopier står der. Menneskelige feil, som å slette feil mappe fra alle enheter i farten, kan fortsatt skje. Og disker har begrenset levetid, så oppsettet må følges opp over tid, ikke bare settes opp én gang.

Det vi kunne gjøre, var å redusere risikoen og gjøre den lettere å oppdage. Han vet nå hvor kopiene står, hvem som har ansvar for hver av dem, og hvordan han tester dem. Det er en mer ærlig utgangsposisjon enn den han hadde.

Jeg sa til ham at målet ikke er et perfekt system, men et system der feil blir oppdaget tidlig, mens det fortsatt er tid til å rette dem.

Tegn opp enhetene du bruker akkurat nå, uten å pynte på bildet. Skriv ned hva som er fysisk adskilt og hva som bare ser adskilt ut. Det tar en halvtime og avslører ofte noe uventet, slik det gjorde hos Kristoffer.

Velg deretter noen få filer fra eldre prosjekter og åpne dem fra kopiene dine, ikke fra originalen. Hvis noe ikke lar seg åpne, har du funnet et problem før det kostet noe. Gjør det til en rutine og ikke en engangsøvelse.

Dette er også en av øvelsene i modulen om sikkerhetskopiering i flere ledd, der vi gjennomgår oppsettet sammen med eksempelmapper du kan bruke videre i ditt eget team.